Todo organizador conhece a angústia das semanas finais: as inscrições demoram a engrenar e se concentram perto da data do evento. Uma nova pesquisa da Freeman, empresa americana de montagem e serviços para feiras e eventos, propõe outra leitura sobre a inscrição em feiras: o que parece inscrição tardia é, na verdade, decisão tardia.
Segundo comunicado da Freeman distribuído pela GlobeNewswire, o relatório The Pre-Event Edition se baseia numa pesquisa feita em setembro de 2026 com mais de 3.400 participantes e expositores. A conclusão central é que as pessoas buscam provas de que o evento vai atender aos seus objetivos bem antes de se inscrever, e que compartilhar essas informações mais cedo ajuda a antecipar a decisão.
O que a pesquisa encontrou
O estudo acompanha participantes e expositores em três etapas antes do evento: descobrir, avaliar e se preparar. Os principais achados:
- IA na descoberta: 21% dos participantes e 25% dos expositores já usaram IA para encontrar eventos relevantes. Entre os participantes que fizeram isso, 53% dizem que a IA mudou quais eventos consideram valer a pena.
- Planejamento antes da decisão: 54% dos participantes começam a planejar o que vão fazer no evento com três semanas ou mais de antecedência, às vezes ainda sem ter decidido ir.
- Política de cancelamento: 7 em cada 10 participantes dizem que uma política rígida de cancelamento os faria deixar a inscrição para mais perto da data.
- Indicação de pessoas: colegas e fornecedores são as fontes mais procuradas e mais influentes na descoberta de eventos, e 58% dos inscritos convidam outras pessoas mesmo sem incentivo.
- Quem paga: só 18% dos participantes aprovam a própria verba, ou seja, a maioria precisa convencer alguém.
- O que o expositor quer saber: 56% dos expositores citam o tipo de organização participante entre as informações que mais querem ver, mas só 16% acham que os eventos são muito eficazes em explicar o retorno de expor ou patrocinar.
Para Ken Holsinger, vice-presidente executivo de pesquisa da Freeman, o valor de um evento começa antes de as portas abrirem, e a oportunidade do organizador está em responder mais cedo às perguntas de quem ainda está decidindo.
Inscrição em feiras: o problema é falta de informação
O dado mais revelador talvez seja o de quem paga. Se mais de oito em cada dez participantes precisam pedir aprovação a um chefe ou ao financeiro, eles dependem de argumentos concretos: quem vai estar lá, o que vão aprender, que fornecedores vão encontrar. Quando essas informações só aparecem perto da data, a decisão também atrasa.
Do lado do expositor, a lógica é parecida. Ele quer saber o perfil do público antes de fechar o espaço, e poucos sentem que recebem isso de forma clara.
O que isso muda para o mercado brasileiro
A pesquisa é da Freeman e não traz recorte do Brasil. Mas as recomendações valem para qualquer organizador que quer antecipar inscrições de visitantes e vendas de espaço:
- Publique cedo o perfil do público: setores, cargos e empresas das edições anteriores ajudam o visitante a justificar a ida e o expositor a decidir.
- Divulgue a programação com antecedência: mesmo parcial, uma grade com temas e nomes confirmados dá argumentos a quem precisa de aprovação.
- Ofereça um "kit de convencimento": um texto pronto, com objetivos e benefícios, para o participante encaminhar ao chefe.
- Seja encontrável por pessoas e por IA: site com informações claras e atualizadas (datas, local, público, programação) facilita tanto a busca tradicional quanto as respostas de assistentes de IA.
- Revise a política de cancelamento: regras mais flexíveis, como transferência de inscrição, podem antecipar decisões.
- Estimule a indicação: se os inscritos já convidam colegas espontaneamente, um programa simples de indicação pode ampliar o efeito.
Inscrição antecipada não é só questão de desconto por lote. É questão de dar ao público, mais cedo, os motivos para dizer sim.
Fonte: GlobeNewswire (Freeman), publicado em 13/10/2026. Texto produzido pela redação da Agenda de Feiras a partir da reportagem original.
