O hotel Plaza, em Nova York, vai fechar as portas em janeiro de 2027 para restaurar a fachada histórica e só deve reabrir em 2031, no mínimo. Para quem tinha eventos marcados no salão Grand Ballroom ou em outros espaços do prédio de 119 anos, fica uma pergunta que vale para qualquer organizador: quem paga a conta quando é o local que cancela?
A Skift Meetings ouviu especialistas em contratos de eventos. A resposta curta é que devolver o sinal não basta, mas a proteção real depende do que está escrito no contrato.
Devolver o depósito não encerra a conta
O Plaza, operado pela Fairmont, tem 282 quartos, restaurantes e espaços para eventos. O advogado Joshua L. Grimes, da Grimes Law Offices, explica que qualquer uma das partes pode cancelar um contrato, mas a parte prejudicada tem direito a indenização. Segundo ele, só devolver os depósitos em geral não é suficiente.
"O organizador tem o direito legal de recuperar suas perdas", afirmou Grimes. Isso inclui o custo de encontrar outro local, as despesas de cancelamento ou remarcação com fornecedores e as taxas extras cobradas pelo novo espaço e por novos parceiros.
Para evitar discussões longas, ele recomenda incluir no contrato uma multa pré-fixada caso o hotel cancele por conveniência ou descumprimento, ou o reembolso dos custos de mudança, como diferença de preço do novo local, visitas técnicas e taxas de fornecedores.
A cláusula que o hotel não oferece
A consultora Elizabeth Caragay Watts-Russell, da SiteSelectionStrategist, é direta: "Você raramente vai encontrar essa cláusula na primeira minuta de contrato de um hotel. Você precisa incluí-la e insistir nela".
O modelo que ela usa impede o hotel de cancelar para receber um negócio mais lucrativo. Se o cancelamento acontecer, fora casos de força maior, o hotel precisa ajudar a encontrar um local equivalente e arcar com os custos adicionais razoáveis. Se não houver substituto, deve devolver os valores pagos e pagar uma multa igual à que o organizador pagaria se fosse ele a cancelar.
"Se um hotel precisa cancelar um programa em datas específicas, provavelmente vai verificar quais contratos de grupo têm essa proteção e quais não têm", disse a consultora. Ela conta que um hotel retirou a cláusula de uma minuta revisada sem explicação e que ela a recolocou. Outro tentou limitar a proteção a um espaço equivalente e ao aumento de tarifa, mas acabou aceitando termos mais amplos.
Reformas também entram no contrato
O caso do Plaza é uma reforma, e não um cancelamento por overbooking, o que traz um segundo ponto de atenção. Grimes recomenda uma cláusula que obrigue o hotel a avisar assim que o gerente-geral souber de uma obra planejada, com penalidade financeira se não avisar. Sem esse incentivo, diz ele, muitos hotéis só informam o grupo pouco antes de a reforma começar.
Watts-Russell pede aviso por escrito com escopo, cronograma, impacto previsto e plano para reduzir os transtornos, além do direito de rescindir sem multa se a obra atrapalhar de forma relevante o evento.
O que isso muda para o mercado brasileiro
- Organizadores e agências: revisar contratos em vigor com hotéis e centros de eventos, especialmente os de longo prazo, e verificar se existe previsão de indenização quando o cancelamento parte do local.
- Empresas que contratam eventos: incluir nas minutas cláusulas de multa recíproca, ajuda na realocação e aviso antecipado de reformas, em vez de aceitar o modelo padrão do hotel.
- Hotéis e espaços: ser transparente sobre obras previstas reduz o risco de disputas e preserva o relacionamento com clientes recorrentes.
- Atenção jurídica: as orientações citadas tratam de contratos nos Estados Unidos. No Brasil, a redação das cláusulas deve ser validada com um advogado à luz da legislação local.
Para a Agenda de Feiras, o fechamento de um ícone como o Plaza é um lembrete de que o contrato precisa prever também o cenário em que o problema vem do outro lado da mesa.
Fonte: Skift Meetings, publicado em 28/10/2026. Texto produzido pela redação da Agenda de Feiras a partir da reportagem original.
