Durante muito tempo, o contrato com hotel ou centro de eventos foi tratado como documento padrão: troca-se a data, o número de quartos e o valor, e o resto fica como estava. Uma pesquisa com planejadores corporativos mostra que essa época ficou para trás, pelo menos para metade deles, e que a cláusula de força maior está no centro da revisão dos contratos de eventos.
Segundo a Skift Meetings, que ouviu 111 planejadores de eventos de empresas no meio do ano, em parceria com a Meeting Professionals International (MPI), metade revisou a redação dos contratos nos últimos dois anos para lidar com riscos geopolíticos e de interrupção. A outra metade não mexeu em nada.
O que está sendo reescrito
Entre os planejadores que atualizaram os contratos, as mudanças mais comuns foram:
- Cancelamento e remarcação: 42%;
- Força maior: 33%;
- Attrition, a cláusula que define o que se paga quando o grupo ocupa menos quartos do que o contratado: 31%;
- Depósitos: 12%;
- Seguros: 5%.
Para o advogado Joshua Grimes, especializado em contratos de eventos e ouvido pela publicação, a divisão ao meio é o dado mais relevante: o setor demorou a reagir às mudanças recentes. Ele cita situações que uma cláusula escrita anos atrás não cobre, como corte repentino de verbas públicas para viagens a congressos ou paralisação do governo que impede a presença de palestrantes. Num caso relatado por ele, um estado de emergência derrubou a energia na cidade do evento, e o hotel ainda assim cobrou multa por quartos não ocupados.
Contrato de eventos e força maior: o que muda na negociação
A recomendação de Grimes é abandonar a linguagem genérica e listar os riscos concretos que podem afetar o público do evento. Ele sugere que a cláusula cubra não só a impossibilidade de realizar o evento, mas também situações em que ele se torna comercialmente inviável, ainda que tecnicamente possível.
O advogado também aponta pressões vindas do outro lado da mesa: hotéis cobrando a diária cheia sobre quartos não ocupados, mais resistência a créditos de remarcação e cobrança de cancelamento sobre salas que depois são revendidas a outro grupo. Ele recomenda ainda rever cláusulas de reajuste de custo, por causa de câmbio, tarifas e energia, e avaliar seguros de risco cibernético e de responsabilidade por uso de IA.
O que isso muda para o mercado brasileiro
A pesquisa é americana e trata principalmente de contratos com hotéis, mas a lógica vale para qualquer contrato de evento no Brasil, com pavilhões, buffets, montadoras ou locadoras. No direito brasileiro, o Código Civil trata do caso fortuito e da força maior, mas o que as partes escrevem no contrato pesa muito na hora de um conflito. Cada caso deve passar por assessoria jurídica.
Para fornecedores brasileiros, a recomendação é antecipar o movimento, em vez de esperar o cliente corporativo chegar com uma lista de exigências:
- Força maior específica: descreva na cláusula quais situações estão cobertas e o que acontece com os valores pagos em cada uma.
- Remarcação antes de cancelamento: oferecer crédito para nova data, com prazo definido, costuma ser melhor para os dois lados do que a multa.
- Attrition e redução de escopo: defina faixas de tolerância para queda de público e como o preço se ajusta.
- Reajuste: se o contrato é fechado com muita antecedência, combine critérios objetivos de reajuste, em vez de surpreender o cliente depois.
- Clareza sobre revenda: se o espaço cancelado for revendido, diga se a multa é abatida.
Contratos equilibrados não eliminam o risco, mas definem antes quem arca com o quê. E, como lembra Grimes, a disposição de negociar esses pontos diz muito sobre como será a relação quando algo der errado.
Fonte: Skift Meetings, publicado em 09/09/2026. Texto produzido pela redação da Agenda de Feiras a partir da reportagem original.
